自治会夏祭り実行委員会は原則週１回の楽しく元気の出る交流と開き方、実施要領⑬

自治会夏祭り実行委員会

実行委員会議は、委員にとって新しい夏祭りにふみだす活力の源です。会議が開かれてこそ、委員ひとり一人の思いを力に、互いに励ましあって活動し、成長することができます。

たとえ短時間でも開き続けることで、学習も交流もでき、「楽しく元気のでる実行委員会議」になります。

目次

1. 実行委員会
2. 夏祭り実施要領（案）

１．実行委員会

夏祭り実行委員会

週1回の会議を定着させることで、祭りに参加する会員が増え、提案や共同、宣伝、拡大など多面的な文化委員会の取り組みが可能になります。地域住民のための自治会夏祭りづくりを目標に、「方針と計画」を充実させてゆきます。

仕事が多忙、子育て介護で厳しいときこそ励ましあうことが大事です。委員ひとり一人がバラバラのなっていることほど、自治会にとって大きな損失はありません。

実行委員会議を週1回開く出発点は、自治会の指針である規約を討議し、ひとり一人の思いを率直に話し合うことです。

「頑張りたい気持ちはあるけど仕事が忙しすぎる」「高齢になり委員会に迷惑を掛けたくない」－－－顔を合わせることで率直に話し合い、互いを理解しあうことで、解決の糸口も見え、活動への意欲もわいてくるものです。

週1回開くために工夫し、知恵を出し合うことも重視しましょう。働いている委員の都合に合わせて開く、集まりやすい単位で班を作って班会議を開く。条件があれば病気や介護で家から離れられない委員宅で開くなど、実情をふまえ具体的に話し合いましょう。

また、実行委員会議への参加を広げるために、委員会の活動や会議の様子を伝えるニュースを作って全会員に届けたりすることも重視しましょう。

何よりも大切なことは、委員長と執行部が「週1回、実行委員会議を必ず開く」と決意し、努力すること、自治会役員会が親身に援助することです。

強い意志と粘り強い系統的な努力なしに、実行委員会議を毎週継続して開くことはできません。

自治会役員会は、そういう立場で、実行委員会の努力に学び、自治会ニュースや役員会議での交流、実行委員会活動交流会の開催などを実践してゆきます。

すべての委員会が「楽しく元気のでる委員会議を開き、新しい歴史を拓く自治会の躍進へ、委員会活動を発展させ、夏祭りを成功させましょう。

企画書

全てのページが、ワードとエクセルを駆使して、きれいにレイアウトされています。この企画書で、全町民が動き出すのです。参加希望団体の一覧表、野外広場の大まかなテントの配置図、当日までの準備のタイムテーブル、そしてステージの進行表。

私はそれを見ると、スポットライトで照らされたステージが頭に浮かぶと、緊張しました。

２．夏祭り実施要領（案）

事業計画として「内容」「予算」が総会で承認されていて、実行委員会は事業毎に開催前に組織され、運営方針や会計を担当し、事業報告、決算報告を行いますので特に「会則」で細かく規定する必要は無いかと思います。

もし会則を決める時は、それを守る実行委員が参加して決めることが当然で、会長などが一方的に決めた会則は意味をなさないのです。会則も実行委員会では「法」ですから、それを順守しなければならない委員の了解が必要です。

（構成員）
会は、前文に掲げる趣旨に賛同する個人、および団体で構成する。

２ 団体においては、自治会、管理組合、老人クラブ、学校、ＰＴＡ，青少年問題協議会、スポーツ振興会、防犯協会、子ども会、各種サークル、同好会等の住民組織、および地元商店、地元企業など地域に関連のある諸団体を含む ことができる。

申し合わせ事項５の（２）

「定例行事」の夏祭りは、文化委員会で日時、会場、準備、分担を決定し、全役員、各組長、有志が協力して行う。と規定されていることから、夏祭りに関する事業全般を行う。

（２）委員長は「全役員、各組長、有志の編成表」を作成し、自治会長に提出する。副委員長及び委員の担当業務は、「編成表」において定める。

（３）夏祭り実行の責任は、自治会規約第７条の８、文化委員長は文化委員会の業務を統括し、同副委員長は委員長を補佐する。より、会長から文化委員会の統括を委任された委員長が有するものとする。


２．委員長及び夏祭り支援役員は、本規則を遵守し、夏祭りの目的達成のため、協力することを前提とする

（夏祭り実行委員長）
5条　委員長は、夏祭りに関する企画・調整・運営・集約の責任者である。

３．委員長は委員を代表し、これを統括する。

４．委員長は、企画・調整結果を企画書に反映し、6月30日までに自治会長に提出し自治会役員会において承認を受け、関係業務を遂行するものとする。

５．企画書の様式は、別紙「平成28年度夏祭り企画書」を準用するものとする。

６．副委員長は委員長を補佐する。


（夏祭り実行委員）
6条　委員は一つ以上の企画を担当し、夏祭りの準備・運営を行う。

２．委員長は委員の人員の不足がある場合は、公募することができる。なお、公募に応じた住民を委員に任命するにあたっては、夏祭りの準備・運営にあたって適任であることを前提とし、委員として活躍が期待できる者を優先するものとする。


（夏祭り支援者）

第7条　夏祭り支援者は、各企画の当日の運営に対する支援を行う。


（広報）

第8条　委員長は、夏祭り全般の予算の請求・執行・決算にかかる責任を有する。


（予算編成）

第9条　委員会は、あらかじめ企画した夏祭りの内容に基づき、自治会総括会計に所要の予算について請求を行うものとする。各企画の準備・集約に必要な費用も経費としてあらかじめ予算化しなければならない。

２．予算執行に当たっては、次の各号に示す種類の予算を合規適正に運用するものとする。

①自治会本会計から支給される夏祭り負担金
②協賛企業・団体・業者・個人からの寄付金


（決算）
第10条、副委員長は、各企画運営翌日までに支払票等の処置を行うものとする。

２．委員長および副委員長は、各企画終了後一カ月以内に各決算を行い、自治会長（会計および会計監査宛て）へ予算の執行状況について報告するものとする。

３．委員長および副委員長は、当年度の総会において、夏祭りの実施報告および夏まつり決算報告を行う。

第11条　副委員長および委員は、充実した企画実施のため準備作業を行わなければならない。

２．夏祭りの準備作業に係る届・参加者名簿は、副委員長が作成し、委員長が確認し自治会に提出する。準備作業において、第9条で予算化されていない費用が発生する場合は、副委員長は委員長に報告する。

３．委員長は、前項の予算化されていない費用が正当と認めるときは予備費をこれに充当する。

４．夏祭りの準備に関して、業務の一部を外部に委託することができる。ただし当年度の総会において、報告しなければならない。

（旅費・交通費）
第11条　第○条で予算化された費用又は前条第○項で正当と認められた費用で、かつ「自治会規約」、および「申し合わせ事項、２報酬等」に適合したものでなければ、旅費交通費の実費を支給しない。

自治会祭り