自治会の夏祭りは、その前や後でどういうコミュニケーションができてくるかということが重要な意味をもっている。③

自治会夏祭り子ども神輿復活

世の中は人と人とのかかわりあい。結びつきがなによりも大事です。そういう要素を積み重ねて夏祭りそのものではなくて、夏祭りを準備してゆく過程を祭り化してゆく、祭りの準備を祭りとしてとらえてゆくという視点が非常に重要な要素になるんじゃないかと思います。

目次

1. 4月方針
2. 5月計画
3. 6月準備
4. 7月実行
5. 7月反省会

１．4月方針

方針

夏祭りは４月から準備が始まります。

「仕事で忙しい」「子育てで家を留守にできない」「介護で厳しい」「高齢になって委員会に迷惑をかけたくない」ーーーなどひとり一人の思いを率直に話し合い、理解しあうことで解決の糸口が見えるものです。

週1回の会議に参加できるよう工夫し、知恵を出し合うことも重視。時間調整、班会議など実情を踏まえて話し合い、会議がスムースに進むためにレジュメを作り、委員が考えを持って出席できるようにします。SNSも活用し全員発言とともに情報を共有することで意欲もわいてきます。

また有志の参加を広げるために、会議の様子を伝えるニュースを作って自治会広報に載せたりすることも重視します。祭りは上からと下からのせめぎあいという一面もあります。意見がぶつかることで関係が生まれ、より高い段階へコミュニティをつくりだせるかにかかってくると思います。

1. 連絡系統の周知；なにかと連絡事項が多くなるので、お互いの電話番号一覧表を渡し、「伝言ゲーム」のように伝えてもらうようにしますが、今年は年齢層が70才前後が多いことからこれが中々スムースにいかないのが現状です。
2. 立案；開催日は7月23日（土）16:00～20:15の提案をしました。これまでは18：00～21:00でしたが、委員も住民も高齢化しているので早めたのです。
3. 問題は雨天時；翌日が晴天予報でも規模を縮小して集会所（室内）で開催するのは愚の骨頂。業者のキャンセル料回避によるものです。参加者は少なくキャンセル手続きに追われます。奥座敷と中座敷を仕切る襖をはずして「福引き」。30人も入れば身動きできず収拾がつかなくなったことがありました。
4. レンタルをできるだけ減らす；8年前までは翌日晴天なら開催していました。
5. 住民に還元すれば地域を循環し経済効果；レンタル業者への支払いは地域外へ流れてゆきます。ステージレンタル料20万を物流倉庫の「パレット」で代用。雨天でもブルーシートを掛けておけば済みます。パレットは1枚畳1畳。30数枚を2段重ね。祭りが済めば防災倉庫にしまっておく。災害時一時避難所のベッドや畳に代用できます。
6. 「出し物」は「住民参加型」；顔も知らない外部の人に出演を依頼すべきではありません。地元の住民ならコミュニケーションが広がってゆきます。

役割分担

委員長：委員会の業務を統括。企画・調整・運営・集約・手配。広報・宣伝。予算算出。役員、組長、有志（ボランティア）の参加者名簿作成。会議報告を毎回、組織委員会会長（自治会長）に、祭り終了後1カ月以内に決算し自治会に報告する。

副委員長：委員長の補佐・代理。会議の書記。会議の出欠チェック、各種届（駐在署、消防署、保健所等）、団体傷害保険手続き。

会計：通帳口座を作り、各班からの出金伝票で引き出し現金出納帳をつける。単独決算のため祭り終了後は決算報告書を作る。

会場班（3人）：うちわ、法被配布。テント・舞台・提灯・幟の設置。レンタル機器の確認。各テント備品の確認。発電機の操作。音響・照明の指示。食料品や消耗品などの準備。関係者へ弁当配布。燃料手配。駐車場の誘導・警備。後片付け指示。

舞台班（3人）：出演者との交渉、プログラムの司会の練習、音響機器の操作、太鼓等搬入搬出、福引景品買い出し、出演者への景品渡し。花火打ち上げ補助。

屋台班（3人）：食材・食器買い出し、チケット発行、看板手作り、ゲーム指導。やきそば、焼き鳥、みたらし、飲み物、無料コーナー、コイン落とし・輪投げ(有志)

※昨年並みではなく「品数」共に増やすよう望みたい。傷害保険（1000人）加入、

 

27年度の反省から

1. 来客対応に不備（それなりに接客できる人が必要）
2. 屋台売り上げ83,100円（25年75,050円の9%増）
3. 屋台（食品）は開店30分で売り切り。（品数を増やす。綿菓子、かき氷、フランクフルト、トウモロコシ等、過去出店あり）。
4. 子どもコーナーはスーパーボールだけ（寂しすぎる。 もっと増やす）・参加者は昨年より若干増加（昨年の福引投函数209人の9%増と推定すれば218人）

２．5月計画

計画

第2回

議題(夏祭り計画の確認)

1. 祭り当日の備品・機材確認(管理組合倉庫)
2. 各班担当割と実施事項確認
3. 催し物・屋台・花火等の検討
4. 住民への出演参加募集案内チラシ

※配布資料

1. 資料1　 備品・機材チェック表１
2. 資料2 　予算（概算）案
3. 資料3　 各班役割分担案・奉加板（べニア板4枚）。協賛者表示には小さすぎ貧弱で気の毒。改善する。

1. ゴミ箱（組み立て１５）。小さすぎる。店等で大型空箱を無料でもらい代用する。
2. 法被（大５０小９）。組長数に不足するが3,000円位と高い。紙製500円で代用
3. 提灯（3色55個）。これ以上購入（1個700円）は高いのでレンタル依頼
4. ランタン（50個）。百均で購入したもの。不良品も多数
5. ドラム缶コンロ（2個）。焼き鳥・焼きトウモロコシ等に利用できる。
6. スーパーボール（50箱）。毎年購入して在庫が累積している。新規購入不要。
7. 投光機（200ｗ2個、500ｗ1個）。舞台照明に使用する。
8. 腕章（15個）。文化委員のみ付けてもよさそう。
9. バケツ（５）、吸い殻缶（８）、懐中電灯（５）、ホース（１）、看板（駐車場・駐輪場・福引受付・出演者控え・生ビール・無料配布等）。すべてこのまま使用する。

第3回

議題(夏祭り開催の確認)

1. 祭り当日の備品・機材確認(倉庫)
2. 来賓・協賛者の確認、名簿作成予算（概算）;その他(お神輿担ぎ手依頼)　※配布資料 ・資料1　 備品・機材チェック表

第4回

議題(催し物・夜店・会場花火の検討)

1. 協賛・来賓者宛て文書作成。
   ※「差出人」の「自治会長」「文化委員長」に、事前に「確認、承諾」
   ※「駐在所」等、祭りの2か月前に知らせ予定に入れてもらうこと
2. 関係者へのお茶・弁当の手配。

※「関係者」---実行委員（役員組長、有志ボランティア、招待者、業者等

1. 資機材確認と備品の補充（資料１参照）
2. 出演者及びグループと催事打ち合わせ。

※出演グループは現在「寿会」のみ。（会長と打ち合わせ中）

 

配布資料

1. 資料1　備品・機材チェック表
2. 資料2　住民への出演参加募集チラシ。※「準備する人」と「見る人」との垣根低くするために有志ボランティアを募る。
3. 資料3　全組長役割分担案。※事前承諾なしに適当に割り振っているが、適当に割り振られれば適当に役についているということでもある。１テント作業は4人が限度

３．6月準備

祭りの準備

第5回

議題(本部体制・運営)

1. 予算確認※最終予算（協賛金、福引景品など）は7月に。
2. プログラム※◎お神輿、◎合唱、◎カラオケ・詩吟、のど自慢、音楽演奏、盆踊り ※◎は決定したが、その他は未定。
3. 実行委員会役分担案
4. 出演者・福引景品・夜店食材等

※舞台を「パレット」にする件につて討議。賛成３、反対３（安全性は問題ないが見栄えが悪い）。同数に付き文化委員会で判断する。パレットと決定。 祭りで店を出す夜店の「衛生面」についての注意があった。（衛生に気をつけるのは当然のこと） 各種届け出（消防署・警察署・駐在所・市役所公園課）

 

第6回

議題(催し物、会場設備の確認)

1. お神輿・備品等の確認
2. プログラム・夜店・会場設備
3. 第2回住民への案内チラシ（福引券付き）

※配布資料  

・資料1　 住民へのチラシ※実行委員会役割分担について「作業」が分からない人が殆ど。不明点については前文化委員長に聞く（6/25）

第7回

議題(資機材備品・レンタルの確認)

1. 招待者・協賛者宛文書・祭りチラシ印刷日。※ 祭りチラシには、角の３角を半券としてNoを付ける。（住民のみの福引参加。重複防止などの利点がある）
2. 協賛依頼担当割り当て。※ 協賛依頼先；4件減少、新規3件増加
3. 全組長会議について
4. 予算概算

※配布資料 

・資料1　 協賛依頼担当割り当て 

・資料2 　組長会議用資料

※ 子ども神輿は16;00。合唱は16；30。こども神輿の担ぎ手はこの合唱の間を休養して17:00から「餅まき」をする。その後、「カラオケ・詩吟」を19:30まで。あとは「福引」

※ テント張り（12張り）は昨年大変だった。レンタルは？（前委員長）見積もりでは10万円もかかる。しかし実際組み立ては男性4人で1張り10分で組み立てられる。テント

４．7月実行

夏祭り実行委員会

第8回

議題(実行委員会役割分担案)

1. テント組み立て実習、発電機試運転（防災倉庫）
2. 進捗状況最終確認
3. 役員・組長・有志役割分担
4. 雨天時のスケジュール

※配布資料 

・資料1　テント組み立て実習 

・資料2 住民への出演参加募集チラシ 

・資料3 全組長役割分担案

 

第9回

議題(全組長会議での打ち合わせ)

1. 祭りチラシ印刷、Noリング、区割り枚数仕訳
2. 全体説明
3. 役割分担説明
   

※配布資料 ・資料1　全組長会議資料 全組長会議資料綴じ 図書室、 会議室（前・後）、和室（入口・奥）の3部屋5ヶ所に集合。  

※発電機立ち入り禁止、喫煙場所、花火会場への立ち入り禁止の注意とご協力。① 総括（受付、本部、救護給水、招待） 図書室 

② 会場（駐車場、駐輪場、見回り、ゴミ回収） 会議室前方

③ 舞台（餅まき、合唱、演芸、福引、花火） 会議室後方 

④ 夜店（飲食物、ゲーム） 和室入口、奥

 

第10回 議題(会場施設づくり、最終打ち合わせ)

1. 奉加板設置、自転車置き場設置、テント位置白線引き
2. 軽トラ借り出し、運転者確認、福引景品用意
3. 役割分担確認

※配布資料 ・資料1　全組長会議資料

祭り当日

祭りが済んだら来年の祭りが始まります。後片付けは手間をかけず祭り終了後でもいいし翌日、撤収後昼食を兼ねて会議室で行ってもいい。

5．7月反省会

夏祭り反省会

打ち上げは実行委員全員に呼びかけ希望者のみ参加の形をとる。 出来るだけ終了当日、熱が冷めないうちに行う。「近いうちに」とかいってると、結局やらずじまいになってしまうことが多々。

「打ち上げ」をやる意味

1. 慰労と同時に親睦を図り、後にしこりを残さない。興奮状態をゆっくりと元に戻す。
2. 祭りが終われば、翌日からの日常生活に備えて、気持ちを戻さなければならない。
3. 打ち上げ終了で、経費をすべて締める。
4. みんなの話をさりげなく聞くことにより「反省会」の材料がそろう。
5. 打ち上げでの会話で、みんなが成功失敗どう感じているかが分かる。

反省会は準備を十分整えて

1. 役員だけでやる反省会なら「協同責任者」同士、そんなにもめるようなことはない。
2. 実行委員会全員で行う場合、成功認識が大勢でも「異端者」はいる。話をよく聞き、誠実に対応。
3. 集計（経費関係、参加者数、その他）は公開。
4. 資料の作成は今後のため 記録係を決めデジカメ等で残す。アンケートは資料価値がある。質問項目用紙をバインダーに挟み、会場で参加者に直接質問して書き込み。

あとがき

1. 支払い締め、支払日を守る（業者には早めに）
2. 収支報告は厳密に（もめごとの起こらないよう）
3. 参加数・売上（住民の目をこちらに向けさせ有効

3か月以上かけて準備する人々には、世代を超えた強い結束が生まれる。

自治会祭り