目次
１．管理組合とは？
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| 管理組合 |
管理組合の構成員すべてが集まって協議するのは大変なので、代議制として理事を選出している理事会が日常的な管理を行うのです。運営に参加して声を出す組合員の代表が「理事」なのです。
管理組合の組織は、出資した組合員みんなのもの。事業方針や運営方針は組合員ひとり一人の思いが反映されたものでなければなりません。
本来なら組合員が集まって話し合うべきですが、組合員は約800人、現実には難しいことです。そのため理事会で運営・方針の決定にかかわる重要な議決を行う大切な役割を組合員の代表の理事が担っています。
①総会で決められたことを実行。
②必要があれば臨時の総会を招集。総会で論議されていないことを進めると批判を受ける。まず総会に提案する。
総会は、管理組合の最高の意思決定機関
組合員の代表（理事）が集まり、年度の方針など重要事項を決める大切な会議です。理事会に提案された議案について、総会は「賛成」や「反対」の意思表明をして、管理組合が進んでいく方向を決めます。
管理組合の事業や活動が、組合員の願いに沿って進められているかを組合員の視点でチェックし、意見を出します。
総会は、管理組合が1年間に取り組んできたことが、組合員の意思に沿って行われたか、また次の年に行おうとしている取り組みが、本当に組合員の暮らしに貢献できることなのかどうかを判断し、議決します。そして総会で確認された内容に基づき事業や活動が運営されます。
運営は区分所有者が集まって行う
そこで構成される組織が管理組合です。マンションでの共同生活を維持する責任と権限があります。
これは「汚水処理施設管理組合」でも同じです。
例えば、フェンスが破れて子どもが落ちてケガしたり、雨水や泥水が流れこんで機械が壊れたら責任は管理組合にあります。
- 総会に定足数があるように、理事会にも定足数があります。出席理事数が理事総数の半数未満だと、不成立（何を決めても無効）です。定足数を廃止すると、目先のメリットをはるかに超えるデメリット（弊害）が生じます。
- 理事会に委任状制度はありません。これは、理事会に委任状を認めると、目先のメリットをはるかに超えるデメリット（弊害）が生じます。
- それぞれのデメリット（弊害）の具体的内容は、省略します。
- なお、理事長経験者が「総会での緊急動議はＮＧ」とおっしゃっていますが、“議事進行に関する動議”はＯＫのはず。たとえば、ある議案の審議が長引いたとき、「審議を打ち切り、採決しよう」というような動議。
- 「廃案が可決」というのは、「(1)に基づき、無効を確認」あるいは単純に「否決」のことではありませんか。
そうなると，過半数なかったということですので，そもそも提案そのものが成立していません。問題の議案だけでなく，活動報告も含めて，全提案がなかったことになります。やりなおす必要があります。総会は理事会提案を否決はできますが対案を出すことはできません。
まず理事会で見積もりを依頼する複数の会社候補を選定します。選定の基準はさまざまです。会社の距離、管理戸数の規模、資本金、系列（独立系や分譲会社系）などです。困っている事情や希望する項目なども十分に調査します。
共通見積り仕様書を作成
理事会での方針が決定したら、各業者に配布する共通見積り仕様書を作成します。仕様書には、管理規約、各種点検報告書なども添付したりします。各社が同じ条件で見積もりをしないと、提出された見積書の内容を検討するのに時間がかかります。
見積もりを依頼する会社が多い場合は、一堂に集めて現場説明会を実施する。この場で十分に説明し、業者からの質疑も受けて回答することにより時間の節約も可能です。
業者からの見積書が提出されたら各社の見積り一覧表を作成し、コメントを付して理事会に提出します。価格の高低はもちろんですが、管理組合が要望している内容を十分理解しているかどうか、勘違いや見積りもれはないかなどです。
見積書とは別に、考え方などを簡単に書いてもらったりちょっとしたコメントにより、管理会社の管理に対する考え方などがわかる場合もあります。
再度理事会を開催し、最終の絞込みを行います。多くの場合、数社に絞込みアンケートによる住民の意向確認を行ったり、絞り込んだ業者によるプレゼンテーションを行ったりします。
業者による説明会やアンケート
実施する際に一緒に配布する資料の作成も行います。価格に関するコメントはもちろんですが、会社の内容、中間ヒアリング時の意気込み等、全ての項目が比較検討の対象となります。
このときは、最終選考に残った会社を対象として住民説明会を実施。住民説明会に参加した方に見ていただくための会社案内資料管理に対する各社の考え方、管理員マニュアル、月次報告書のスタイルなどが閲覧できます。
これからの自分たちの管理をお願いすることになるかもしれない業者ですからみんな真剣に聞いています。理事からの質問は、会社の対応やコスト面。このときは、住民説明会の後、投票による方法で１社に絞り込むことに。大切なのは、理事会だけではなく組合員みんなで決めることです。
総会の前に実施する場合もありました。重要事項の説明が終了してから、審議、質疑を経て採決に入ります。
事前に、居住者の意思を十分に尊重し、しかるべき広報もしながら進めていたので全員一致に近い賛成多数で可決承認されました。後は、引継ぎ業務にかかります。この業務がもっとも大変です。
２．理事会とは？
管理組合全員が集まって話し合うのは難しいので、区毎とかで代表を選ぶ代議制で理事を選び、日常的な業務を行います。汚水処理の業務は管理会社に委託したり、管理費の徴収や会計処理に事務員に業務をやってもらいます。
理事会の理事選出方法は、輪番制や立候補制および両方を取り入れたり、役員選出委員会を置く例もあります。選出委員は総会で組合員の中から理事長が選びます。
３．理事になったら
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| 理事 |
まずはマンション（汚水処理施設）を全体的にとらえるために視察しましょう。施設では様々な機械が動いています。女性は化学音痴だから向かない」ということはありません。直感と忍耐が必要な科学には、女性の方が生物学的に適しています。
社会のあらゆる場所で、「女だから」「男だから」という理由で差別を受けることなく、一人ひとりの人間が誇り高く生きられること、それが最も重要です。
社会のあらゆる場所で、「女だから」「男だから」という理由で差別を受けることなく、一人ひとりの人間が誇り高く生きられること、それが最も重要です。
役員に選出されると、管理組合との間で委任契約を結んだことになり、役員は委任契約に基づき管理を行います。
具体的な責任としては、施設を維持させるための修繕や点検、総会の招集や議事録の保管などです。理事長は総会で決議されたことを実行し、管理規約で定められた行為をする法律上の権限があり、義務を負います。管理規約や総会の決議によって、区分所有者のために、裁判の原告や被告となることもあります。
役員の地位に基づき、適切に業務を遂行する義務を負うことになるので、故意や過失でこれらの業務遂行を怠り、損害が発生した場合には損害を賠償する責任が発生します。ただこの義務は一般的に仕事を行えば職務を果たしているといえます。
理事会の議事録は総会と違って、区分所有法に規定がありません。でも後日の紛争を防ぎ、透明性を確保する見地からも理事長とその他の参加者の2名による署名・押印をします。
１、総会で決められえたことを実行します。
- 日常的な運営を実際に行います。汚水設備・敷地の維持管理、定期点検整備、施設修理、関係官庁への届け出、管理費集金、基金の運用、防災・広報など。
- 大中小の修繕を行います。
２、マンション（汚水処理施設）の共同の利益、住みよい環境にするために必要なことを行います。
３、必要があれば臨時の総会を招集できます。
- 年度の途中で、組合員全員の意思を問う方が良いことが起こった時に開いて、論議し、決定します。
４、来年度、必要な事業を理事会で検討します。
- 予算を伴う事業は費用を算定します。
- 全体のバランスを見ながら、総会議案として提案します。
- 総会で必要性と予算を説明し、承認を受けます。
- 大きな工事などは総会で「費用と発注先」の承認を受けます。
- 総会で提案し、論議をしたうえで予算と実行の承認を受けます。
- 実行は次の理事会が行います。
新しい理事会が、総会で論議されていないことを進めようとすると批判を受ける場合もあるので、まず総会に提案しましょう。
「大企保修繕工事」の発注方式と施工業者
- すべて1社に任せる「責任施工方式」（割高になる）
- 工事施工は別の会社に依頼する「設計管理方式」
管理組合にまかせる責任施工方式が多い。工事を吟味して、管理会社以外にも意見を求めてみます。事前の説明（工事説明会）が特に重要です。
- 計画修繕工事の準備
- 修繕基本計画の作成・修繕設計
- 施工会社の選定・契約
- 計画修繕工事の実施
- 計画修繕工事完了後
計画修繕工事の準備
１．修繕工事実施の発意
２．検討体制の整備（運営細則を定めておく）
３．専門家の活用
４．委託方式の選択
５．専門家の選定方法
見積合わせ方式：数社から見積もり
随意契約方式：1社だけで協議
随意契約方式：1社だけで協議
６．業務発注仕様書と見積もり要約書の作成
７．専門家の候補者の選定・内定
８．総会の開催・決議
修繕基本計画の作成・修繕設計
- 総会決議後、業務委託契約の締結
- 調査・診断の実施の広報
- 調査・診断の実施・報告
- 修繕基本計画の作成
- 資金計画
- 区分所有者等への説明会・広報
- 計画修繕設計（専門家）
施工会社の選定・契約
- 施工会社の選定方法（見積合わせ・入札・随意）
- 施工会社の選定等ポイント（専門家のアドバイス）
- 総会の開催・準備
- 工事監理業務委託契約の締結
- 工事請負契約の締結
計画修繕工事の実施
- 施工実施計画書の提出（着工1か月前）
- 区分所有者等への説明会・広報（月1回）
- 修繕工事の着工
- 工事監理・広報（工事定例会）
- 中間検査（中間払い）
- 設計変更
- 工事の完了、完了検査
- 区分所有者等への報告会（懇親会）
計画修繕完了後
- 工事費の清算・支払い
- 修繕設計図書等の引き渡し・保管、工事監査報告
- 工事保障（アフターサービス）
- 長期修繕計画の見直し
※管理会社は営業利益が目的です。管理会社に任せきりにならず、管理組合が主体性をもって取り組みます。各社から見積もりをとることしかないことになります。1社随意契約になってしまった場合、価格の透明性、妥当性が検証しずらいので専門家を招いて対処する。
また、広報についても管理会社に1枚かませることも必要です。
理事の任期を1年にできるか？
できます。
建物の区分所有等に関する法律（区分所有法）は、第49条6項で理事の任期は2年と定めています。同時に、規約でこれと異なる定めをすることを認めています。ただし、3年を超えないこと。規約に任期の定めがないときは2年ですが、3年以内の任期を規約に定めたときはそれが有効となります。
1年は、3年以内なので規約の定めは有効です。理事の任期は2年または3年と誤認されることがあるようです。3年という上限が通算就任期間の規定ではなく、1回あたりの任期上限を規定したものであるため、総会で再任が承認されたのであれば、新たに任期がスタートします。
４．委員会制度は
理事会の中では年度をまたいでの事業の継続性をどうするかが問題になります。委員会制度はそれを補います。権限が集中しないよう理事会の意見を聞いてまとめる諮問機関とします。
建物（汚水処理施設）の経年劣化を認識するために、「建物の調査診断」を行います。その結果をもとに必要な工事費と年数を掛け合わせた「長期の修繕計画」をつくります。数年に１度は計画を見直します。
理事を引き受けることは、時間も含めて難儀なことですが、さまざまな困難や課題を理事会として乗り越え、蓄積する過程で、理事一人ひとりの信頼と知識が豊かになるというプラスの要素がたくさんあると感じます。「理事をしてよかった」と思える理事会運営は、安心・安全・快適なマンション生活につながるでしょう。
--------------------------------------------長生きマンションへの道（千代崎一夫）より引用
必要があれば臨時の総会を招集できます。
- 年度の途中で、組合員全員の意思を問う方が良いことが起こった時に開いて、論議し、決定します。
当管理組合は今この問題に直面しています。
理事会として基本方針を決めてから議案を総会に出して採決するのが原則。
（総会決議に代わる書面による合意） 第３９条 規約により総会で決議すべきものとされた事項については、組合員総数の3/4以上の書面による合意があるときは、総会決議があったものとみなす。
総会を開けば半数以上の出席で総会が成立、出席者の議決権の過半数で議事を決する事ができます。今回の件、再度臨時総会を開いて、きちんと総会決議をする事です。
お金に関わる事は、絶対に総会決議を取った方が良い。後々、トラブルになった場合に総会決議があれば追求が個人に及ぶ事はまずありません。
（招集手続き）
総会の通知は会議を開く1週間前までに、日時・場所・目的を組合員に通知しなければならない（第33条）
↓
臨時総会開催のお知らせ（30年3月25日）
日時：4月7日
場所：会議室
議題：住民投票
議案：帰属の賛否（可否）を問う住民投票の実施に（賛成）（反対）
決議：賛成598 反対23。621/806＝77％
↓
住民投票（帰属の可否を住民投票で決める）→総会の専決事項 ↓ 住民説明会 ↓ 31年5月定期総会の議案提出（605票以上）圧倒的多数で賛成のこと。
↓ 帰属の申し出・修繕計画書の作成 ↓ 津市と覚書交換 ↓ 帰属準備作業 - 各戸→（送煙調査：管・桝の改修、配管図）
- 組合→（修繕開始）
「Aという政策とBという政策ではどちらが適切か？」という話が成立するのは、有権者が「論理的に考えた末に、自己利益が安定的に確保できる政策の方を選択できる」くらいに賢いということが前提になっています。近代市民社会論はそれを前提にしている。
市へ帰属→施設管理負担。 組合管理→施設管理負担。未来永劫。土地は利用も売買も難儀な「死蔵資産」（デッドストック）。
汚水処理場施設管理移管について（H14.11.1）
Q 大災害により施設が壊れた場合誰が負担するのか？
A 施設利用者の負担が前提。大規模災害時における復興への支援は国の災害助成法等の支援に頼らざるを得ない。
Q 土地の所有権を登記できるか？
A 設立手続きが終了後２週間以内にに登記すると法人格になることから、土地などの不動産を登記できる。
県住宅供給公社との約定書（昭和５５年３月１９日）
（施設維持管理者の経過的更送）
第7条 施設維持管理者は、その施設の共同利用者の自主運営組織による事務組合の結成による管理者とすることを原則とする。
施設維持管理者は、管理組合の管理者（理事長）が原則ということ。
（２）この場合三重県住宅供給公社は、その段階に至るまでの間維持管理業務を行うものとし、前項の新管理者の決定のための協議を行うことができるものとする。
公社は組合ができるまでの間維持管理し、新管理者（理事長）を決めるための協議をできる。
（３）三重県住宅供給公社は前項の新管理者の要請によりその事務組合に参画することができるものとし、必要な助言もしくは技術的助言を行うことができるものとする。
管理者（理事長）の要請で事務組合に参画し必要な助言を行うことができる。
重要なのは次。
４）前各号の定めに関わらず地方公共団体もしくは、これに準ずる機関が新しく設立され、いずれかにその引き取りが行われる場合はこの限りでない。
（１）～（３）の定めに関わらず、津市が引き取る場合、管理組合・公社は維持管理を限定されない。
抜け穴づくりにかけては何枚も上手の県職員の手にかかればわけもない。
汚水処理管理組合法人設立趣意書（H15.10）
私たちが入居した時に取り交わされた「汚水処理場維持管理に関する約定書」においても、この施設が将来公共下水道に接続できる時節が到来するまで管理組合で運営してゆく。（接続できる時節が到来しないなら管理組合で運営しない）設立発起人4名捺印
一事不再議の問題
「４月に臨時総会を開いて組合員のご賛同を得ました住民投票を実施します。賛否如何で今後の在り方を決定したい」とは、賛否次第で今後の汚水処理施設を津市へ帰属させるかさせないか決定したいということ。
- 帰属するかしないかは「総会」でしか決められない。臨時総会でもない住民投票で賛否を問うてどうするつもりなのか？
- 理事会として今度の総会の議案にするということか？であれば住民投票は必要ない。まず理事会で決議して議案を提出しそこで採決すればいいこと。
- 組合員の四分の三の賛成がなければ否決される。総会で一度議決したことについては、再度審議することができない一事不再議の原則というのを理解しているのか。
- おそらく問題解決のために、さまざま手法を提案されている案件を前提にされている事と思いますが、そういう話ではありません。同一内容の議案を複数回審議することに対して、議事規則に反しているといっているのです。
一度議決しているのに何度も議決をやり直すことが許されれば、いつまでたっても議案の結論が確定できないからです。（一度議決した場合でもその事情が異なってきた場合には再度審議をする必要のある場合もある）
- 問題は、汚水処理施設を管理組合が管理する必要性があるかです。約定書にも「津市が引き取る場合、管理組合・公社は維持管理を限定されない」となっている。津市が引き取るといってるのだから管理する必要はないのに、管理しようというのおかしい
- まずは住民間で意見交換会を開催されたらいかがでしょうか？市に帰属するというのは大きな課題だと思いますので、メリット、デメリットを抽出、反対派の意見も全て出して頂きましょう。その後の投票であれば、問題ない。
５．監査役の仕事
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| 監査役 |
理事会の業務執行を監視する監査役は、管理組合で重要な役割を担う立場にいます。規約の変更では3/4以上の賛成が必要にもかかわらず、その数に満たない賛成で十年にわたる不正を見逃してきました。
監査役の役割は、内部統制が機能する環境になっているのかをチェックすること。内部牽制がきちんと利く仕組みを理事会につくるように、監査役は粘り強く働き掛けないといけない。
監査役は理事会や総会には出席するが、議決権がないために「どんな役割を果たせるのか」といわれる。だが独立した立場を生かして監査役が機能している管理組合も多い。
監査役の資質
まずは洞察力と対話力。管理組合にどんなリスクがあるのか、本質を聞き出す。積極的に理事会を変える提言をする姿勢が求められる。何よりも、管理組合のお目付け役という自覚と覚悟が必要だ。
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