自治会の役員組長引継ぎを地域の実情に合わせてスムーズに行うためのルールづくり

新旧役員組長会議

新年度に行なう行事等をあらかじめ決めてから新役員に引き継ぐことによって、役員の経験がない方でもその年の年間行事等がこなせるように工夫します。

目次

1. 新旧役員の引継ぎ

役員や担当者が替わっても自治会の運営が滞らないようにするには、旧役員から新役員への引継ぎをし っかりと行なうことが大事です。

役員の役職ごとに必要な資料や記録を整理して専用のファイルに綴じて後任者に渡すなど、書類によって引継ぎを行なっているのが一般的ですが、パソコンが普及している今日では、紙の書類に加えて電子データも添付する形で引継ぎを行なっていくことも必要です。

各種の必要文書の雛形が電子データで引き継がれれば、始めから新しい書類を作成し直す手間が省けるなど会の事務運営の効率化が図れます。

一方、 情報化が進んでも帳簿類は手書きである必要があります。また、手書きの書 類だとこれまでの話し合い等の経過が分かる形で引継ぎできるというメリットもあります。したがって、紙ベースでの書類と電子データの双方により事 務を引き継ぐことが大切です。

新旧役員の引継ぎ

まず、会長用、組長用のファイルを用意。自治会のルールや活動事例、知っておきたいことなど、40ページ程度の資料を作成。

年度初めの役員の引継ぎを行なう時に、新役員は旧役員から内容の説明を受けて、各自ファイルに資料を綴じていきます。
これによって学習しながら内容の理解とやる気を喚起。 会長は会長同士・専門部会長は専門部会長同士の引継ぎで、年度ごとの切れ目を最小限にしています。 また、関係組織や団体に挨拶をして、円滑な引き継ぎをします。

コミュニケーションを十分にとることが大事

後任者にとって分かりやすいように事務を引き継いでいくことが何よりも重要です。
そのため、文書やデータだけでなく、旧役員と新役員が十分にコミュニケーションを図 って引継ぎを行う必要があります。 新旧役員が一堂に会して前年度の書類を提示しながら丁寧に新役員に引き継ぐ工夫をしているのが、2月の「新旧組長会議」です。
逆に、ただでさえ忙しい役員にあまり手間を取らせないようにするため、新旧の書記同士が密に連絡を取り合って事務書 類の引継ぎをしっかり行なうよう工夫もいいと思います。

日頃からメモを作成し、記録として残しておくことが大切

スムーズに事務を引き継ぐためには、日頃から気づいたことをメモや記録に残し、誰が読んでも分かるような文書を作成するよう心がけるといいですね。

例えば、行事を行なう時には、それぞれの作業を担当する人が手順や準備した品物などを示したリストを作成し、それらをしっかり整理し保管しておくことです。

行事を行った後はすぐに反省会を開催して、「食器が足りなかった」、「テントが壊れかけているから修理する必要がある」など、気がついたことをメモして報告書として取りま とめると、次の年に同じような行事を行なう人にとって大変参考になります。
また、行事を行った会場の設営状況などを写真で撮っておくと報告書はもっと分かりやすくなり ます。

その他にもスムーズな引継ぎのための工夫を

事務の引継ぎをスムーズに行なうため、役員の任期や交代の仕方を工夫します。