恥をかかないメールのマナー、Gメールを使いこなす、Ccと Bcc で安全・安心のウェブメールの長所3点

ずっと使えるGmail

メールのマナーなんて、いまさら他人には聞けない・・・。
手紙に比べて気軽なためか、マナーがおざなりのメールが見受けられます。大事な商機を逃すことにもなりかねません。

目次

1. Web メールの長所は３つ

Google のウェブサイトにアクセスして、希望のメールアドレスとパスワードを入力し、所定の手続きに従って申し込みます。他にもホットメールやヤフーメールなどがあります。

ウェブメールの長所は３つ

• メールソフトを使わず Google のブラウザーだけで送受信できる。
• パソコンにメールが保存されないので、他の人から借りたパソコンから送受信ができる。
• 無料で利用できる。

ホットメールは迷惑メール対策に優れています。受信する前にサーバー側で自動的にブロックするサービスも。無料でこうした機能がついているのは心強いですね。迷惑メールかどうかの判定をどれくらい厳密にするかのレベル設定もできます。

ヤフーメールの長所は、ドコモ・au などの携帯電話からメールの送受信ができることです。携帯電話にメールを転送したり、着信の通知だけを転送することもできます。迷惑メールを別フォルダに自動振り分けする機能もついています。

ヤフーボックス

基本マナーはみな共通です。Gメールは、既存のウェブメールはもちろん、一般的な電子メールソフトにないユニークな機能を豊富に備えていますが、使いこなすのはそんなに難しくありません。

容量が大きく、検索機能に優れているのが最大の特徴です。基本的な使い方は簡単で、特に設定を変える必要はないのですが、やっておいた方が良いことが２つあります。

「メールの転送」

• Gメールに届いたメールを、メインのメールアドレスやスマホ、携帯電話に転送しておくと、重要なメールの見落としが減ります。

Gメールの「メール転送」

「署名」

• 文末に名前やメールアドレスを自動挿入する機能です。無料なので自分の署名をしっかり入れておきましょう。設定メニューの全般項目からします。

キーワードを入力すればすぐに目的のキーワードを探し出せますが、毎回キーワードを入力するのも面倒です。必要なメールをすぐ見つけるのに便利な「スター機能」があります。必要なメールにマークを付け、それを後から抽出する機能です。

Gメールの一覧を見ると、送信者名の隣に白抜きのスターマーク☆があり、クリックすると黄色に変わります。スターを付けたメールを呼び出したい時は、画面左の「スターあり」をクリックするだけです。

「ラベル」

メールを分類するキーワードのようなものです。受信したメールにラベルをつけると、後から特定のラベルがついたメールだけを抽出できます。

設定は画面左側の「ラベル」欄から行います。初期状態では何のキーワードも登録されていません。そこで、「ラベル編集」をクリック、空欄にキーワードを入力し、ラベルを追加します。

メールにラベルを設定するには、メール本文を表示中、画面右上の「その他の操作」欄をクリックします。メニューが現れ、一番下に今作ったラベルが表示されているので、これを選べば設定完了です。

「フィルタ機能」

キーワードやメール送信者情報などを基にメールを自動検索し、ラベルをつけたり、特定のメールアドレスへ転送したりできます。画面右上の「設定」クリック後、「フィルタ」という項目を呼び出し、差出人やキーワードなどを条件をを入力して、「ラベルをつける」「転送する」などの作業を選ぶだけです。

コツは、あまり複雑な条件をつけないことですね。「『緊急』の文字が含まれるメールはスマホ・携帯電話へ転送」とか、「取引先のアドレスから来たメールには、『取引先』のラベルをつける」などの簡単な条件付にした方が、誤りもなく使いかっても良いでしょう。

通常のメールソフトでメールをフォルダに分類すると、そのフォルダを探さないと目的のメールを見つけられません。どこに分類したかを忘れると、探すのも一苦労ですよね？

その点G メールはラベルやフィルタはフォルダに分けるのではなく、メールが紛れ込むことはありません。１つのメールに複数のラベルをつけることもできます。

新規メッセージ

Cc　

carbone copy
複数の送り先すべてに、送った全員のアドレスが表示されます。「返事はいらないが、参考までに読んでね」という意味です。

Bcc 

blind carbon copy
複数の人に、他の送信先を見せずに同じ内容（転勤の挨拶など）を送る場合に使います。「他の人も読んでいる」とは分かりません。

宛先

• パッと見ただけで、用件が伝わるための工夫がいります。

添付ファイル

• 相手がウィルスを恐れてファイルを開かないこともあるので、本文中にファイル内容を書くことをお勧めします。

本文

• 「拝啓」「前略」や、時候の挨拶はいりません。
• 最初に名前を名乗ることです。最後まで読まないと誰から来たのかわからないようでは失礼です。
• 改行は３５字程度で、１行空けや箇条書きも。

署名

• 社内用、社外用、プライベート用など複数あると便利です。ただし、自宅の電話番号などはやたらと書き込まない方が無難です。メールは封書と違って、誰かが覗き見ることもあることを忘れないでください。
• 内線番号、会社の地図なども。

返信メール

• 相手からのメールを引用する場合、まず自分の伝えたいことを先に書きます。

送信前の読み返し

• 感情的なメールを送らないことです。

すみやかな返事

• ２日以内を目安にメールを受け取ったとう返信を、短くてもいいので出しましょう。