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| 自治会役員会議の進め方 |
役員会は毎月夜。集会所まで転ばないように気を付けて歩く。冬場なら雪がふることもある。「形式的な会議」「先に結論ありきの会議」「前例踏襲するだけの会議」。これって行く意味あるのかな・・・。
疑問を抱くのはあなた一人じゃない。あなたのその悩み、私も経験があるのでよくわかります。でも大丈夫、どんなときにも希望はあります。
目次
非効率、ムダ、意見が出ない、長すぎる。とかく評判が悪い自治会の会議ですが一方で、話しやすい雰囲気の中、実のある議論を交わし、意思決定している会議もあります。
自治会は、多くの住民の要望・要求にこふぁｓたえる形で目標と計画を立てて活動に取り組んでいます。こうした活動を日常的にすすめてゆく大切な場が、毎月の役員会議です。
何のために会議をするのか？
それは、組織で働く様々な人たちが同じ方向を向き、そのポジションでやるべきことを意識してもらうためでしょう。「参加するだけ」ではなくて、いかに言葉を届け考えてもらうかが大事だと思います。
お菓子や飲み物を用意して、会議に来ることが楽しいと思ってもらうように工夫します。会議は楽しいと思ってもらえば勝ちです。参加意識を高めれば、みんな仕事が楽しくなります。
一方的に指示ばかりでみんなうつむいているような会議では数字ばかり見るようになり現場を見なくなりますね。互いに顔と顔を合わせ意見を通わせることが会議を円滑にする基本なんですね。
G 社では会議の時間は３０分。参加人数は６人です。予定はオンラインカレンダーで共有。資料や議事録はオンラインで共有。会議前に、目的、課題をアップし、全員が理解した状態で会議を始めます。終了と同時に次回までの目標や役割分担も決めます。
それは、組織で働く様々な人たちが同じ方向を向き、そのポジションでやるべきことを意識してもらうためでしょう。「参加するだけ」ではなくて、いかに言葉を届け考えてもらうかが大事だと思います。
お菓子や飲み物を用意して、会議に来ることが楽しいと思ってもらうように工夫します。会議は楽しいと思ってもらえば勝ちです。参加意識を高めれば、みんな仕事が楽しくなります。
一方的に指示ばかりでみんなうつむいているような会議では数字ばかり見るようになり現場を見なくなりますね。互いに顔と顔を合わせ意見を通わせることが会議を円滑にする基本なんですね。
G 社では会議の時間は３０分。参加人数は６人です。予定はオンラインカレンダーで共有。資料や議事録はオンラインで共有。会議前に、目的、課題をアップし、全員が理解した状態で会議を始めます。終了と同時に次回までの目標や役割分担も決めます。
１．役員会議を「原則月1回開く」
役員にとって新しい活動に踏み出す活力の源になるような会議にしたいですね。地域的な問題とともに、会員の身の回りの問題なども取り上げます。そんな会議なら役員一人ひとりの思いを力に、互いに励ましあって活動し成長することができます。
月1回の会議が定着するからこそ、活動に参加する役員が増え、住民との共同など多面的な取り組みが可能になるのではないでしょうか。役員一人ひとりがバラバラになっていることほど、自治会にとって大きな損失はありません。
役員会を月1回開く出発点は、総会での決定を討議し、一人ひとりの思いを率直に話し合うことです。毎回、最初に1分間スピーチを行い、その後は、各区各部の1か月間の活動の交流を行います。積極的な経験とともに、仕事や活動の上での悩みなども出され、互いに自分の経験を語り合い、励ましあいます。
そのうえで、目標と計画がどのように実行されているか、さらに進めるためにはどういう取り組みが必要か、みんなで論議します。要望・要求実現の問題も常に討議し、この活動を通じて、地域の住民などの役に立ち、喜ばれることが、役員としての生きがいや誇りにもなっています。
自治会は、住民同士が親睦する集団とはいえ、役員は個性を持ち、様々な事情や条件も抱えながら活動に参加しています。役員の生活環境や労働条件なども交流し、互いのことを理解し、支えあうことを大切にしたいものです。
議題：「会議を昼間にしてはどうか検討してみませんか？」
「休日の昼間でも仕事があるから参加できない」
「日中は子どもの送り迎えで大変」
「介護で家を離れられない」
20人役員が集まれば20人とも考えが違って当たり前です。
ー顔を合わせて率直に話し合い、互いを理解しあうことで、解決の糸口も見え、活動への意欲も湧いてくるものです。
自分が正しくて、相手が間違っていると全否定する姿勢はよくないです。常に自分を疑った方がいいですね。いろいな人の声に耳を澄まして、社会を広く深く、複雑なものとしてみることを忘れないようにしたいですね。
「日中は子どもの送り迎えで大変」
「介護で家を離れられない」
20人役員が集まれば20人とも考えが違って当たり前です。
ー顔を合わせて率直に話し合い、互いを理解しあうことで、解決の糸口も見え、活動への意欲も湧いてくるものです。
自分が正しくて、相手が間違っていると全否定する姿勢はよくないです。常に自分を疑った方がいいですね。いろいな人の声に耳を澄まして、社会を広く深く、複雑なものとしてみることを忘れないようにしたいですね。
相手を尊敬し、違いを無理に同じようにねじ伏せず、一致できることで共同するという協働の姿勢は、難しいですけど。違った考えの人たちと対話すればガックリすることがあります。
２．考えよう、こころの健康
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| 心の健康 |
私自身、仕事の進め方の問題を同部の人から指摘され、「自分が責められている」と考え、強い不安を感じることもありました。私は、同部の人たちの後ろ向きな姿勢を受け止めることができなかったのです。役員としてのストレスや後継者育成などの心理的負荷も抱えていました。
何とか年度前半の山場を越えてほっとしました。後半は副委員長にお任せしました。委員長の代わりはちゃんと規約で決められているのですね。これで気分が楽になりました。引き継いだ業務が気になって、行事に顔をだしましたが同部の人たちも気にしてないようでした。
相手の話をよく聞いて、何をどう考えているのかきちんとつかみ、自分がどう思っているかをわかりやすく伝える。その時、自分があいまいになるようなら、自分がわかっていないということなのだから、よく調べるとが必要ですね。
1年間の役員を通じて、自身の思考や行動のクセが気分に及ぼす影響を自覚し、修正できるようになったと思います。いい経験でした。
何よりも大切なことは「月1回、役員会議を必ず開くこと」ではないでしょうか。
３．会議の進め方
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| 会議の進め方 |
年間スケジュールや予算・決算の検討・決定、行事等の活 動内容についての打ち合わせなど様々な会議をします。 民主的な組織として運営されるためには、特に、会員の合意形成の 場としての総会と、総会の議決に従って自治会を運営していくための役員会議が重要です。
会社にも集団にも、必ず官僚主義的なものがあって、みなさんそういう体験をしていらっしゃるはずです。それに関連付けて見ていくと面白いんじゃないかと思います。
官僚主義の対極にあるのがコミュニケーションではないでしょうか。会議でおもわぬ意見の違いがあらわになったりする。そこから先が知恵の出しあい、コミュニケーションの力の発揮される部分じゃないでしょうか。
ところが官僚主義的な人たちは、事前に秘密に合意を取り付けておいて自分たちのやりやすいようにしておく。私自身の体験からも、彼らがもっとも避けようとしているのがコミュニケーションだと思いました。
会社にも集団にも、必ず官僚主義的なものがあって、みなさんそういう体験をしていらっしゃるはずです。それに関連付けて見ていくと面白いんじゃないかと思います。
官僚主義の対極にあるのがコミュニケーションではないでしょうか。会議でおもわぬ意見の違いがあらわになったりする。そこから先が知恵の出しあい、コミュニケーションの力の発揮される部分じゃないでしょうか。
ところが官僚主義的な人たちは、事前に秘密に合意を取り付けておいて自分たちのやりやすいようにしておく。私自身の体験からも、彼らがもっとも避けようとしているのがコミュニケーションだと思いました。
自治会・町内会の主な会議
①総会
自治会の意思決定の最高議決機関で、通常総会と臨時総会があります。通常総会は、１年間の事業報告と決算、新年度の事業計画と予 算、役員の選出など重要事項を審議し、議決を行う会議です。 臨時総会は、緊急に解決すべき課題が発生した場合など、必要に応じて招 集します。
②役員会
執行機関で、総会の議決に従って、自治会を実際に運営していくための会議です。 なお、役員会への出席役員は、あらかじめ規約で定めておくことが必要ですが、役員会の構成メンバーは、状況に応じた構成を考えます。
③その他 専門委員会では、行事等を行う際のミーティングなども必要に応じてしま す。
４．会議開催のポイント
開催通知
日時や場所、議題などを分かりやすく書き、会議 の終了予定時間も記載しておく。総会の場合は、早い時期に開催を通 知し、通常の会議も、開催の２週間ぐらい前に通知すること。 開催通知に合わせて、会議資料等も事前に配布し会議を効率的に進める。
会場の準備
いすや机の並べ方によって会議の雰囲気は変わる。総会などと異なる和やかな 雰囲気で創造的な意見交換を行うような会議では、スクール 形式のいすや机の配置、ロの字型やコの字型のいすや机の配置ではなく、円卓式や車座式の配置にすると、上下関係や堅苦しい雰囲気はなくなり、参加者全員の表情がお 互いにわかる和やかな会議になる。
会議の進め方のポイント
①進行役の設定
会長が進行役を兼務しながら、資料の説明や質疑の応答を行なったり、自分の意見 を発言したりするような会議では、会長の独善的な雰囲 気の会議になってしまう。
また、意見が錯綜し、会議の時間も長くなってしまう。会議は、中立的な立場から会議を円滑にするための進行 役（司会）を決める必要がある。
②進行役の役割や姿勢
進行役は、上手に発言を引き出さなければなりません。できるだけ全員に発言を促すなど、参加者全員で決めたという充足感のある会議に努めることが大切。
１）会議のプログラム、終了時間と概ねの時間配分の説明
２）会議の時間管理（時間厳守）
３）一人ひとりの意見にしっかりと耳を傾ける姿勢
４）議題から脱線した意見の軌道修正
５）発言者の発言意図の汲み取りと理解しやすい言葉での言い直し（言葉尻ではなく、ど のような背景からそのような発言があったかを理解し、他の参加者に分かりやすく要 約して補足的に解説する。）
６）論点整理と部分だけでない全体を見た発言の促し
７）その場で討議すべきことか否かの判断
２）会議の時間管理（時間厳守）
３）一人ひとりの意見にしっかりと耳を傾ける姿勢
４）議題から脱線した意見の軌道修正
５）発言者の発言意図の汲み取りと理解しやすい言葉での言い直し（言葉尻ではなく、ど のような背景からそのような発言があったかを理解し、他の参加者に分かりやすく要 約して補足的に解説する。）
６）論点整理と部分だけでない全体を見た発言の促し
７）その場で討議すべきことか否かの判断
８）論議結果のまとめと合意事項や決定事項の確認
③話し合いの姿勢
会議における発言は、進行役の許可を得て行なう。一度に複数の人 が発言をすると、会議は錯綜してしまいます。また、出席者同士が直接発言し合うと、 感情的になる恐れもあります。 一人ひとりの発言や立場の違いを尊重しながら創造的な会議にするためには、次の ような話し合いの基本ルールをお互いに守る。
１）思ったことは遠慮せずに発言する。
２）１回の会議で少なくても一言は発言するように心掛ける。
３）１回当たりの発言はできる限り簡潔に。（長いと発言できなくなる人も出てくる)
４）欠点ばかりの指摘や揚げ足をとるような発言は避ける。
５）他人が出した提案には、より良く改善する観点から発言するように心掛ける。
６）他人の発言をさえぎるような発言は控える。（他人の意見にしっかりと耳を傾 ける）
７）現在論議している議題と関係ない発言は避ける。２）１回の会議で少なくても一言は発言するように心掛ける。
３）１回当たりの発言はできる限り簡潔に。（長いと発言できなくなる人も出てくる)
４）欠点ばかりの指摘や揚げ足をとるような発言は避ける。
５）他人が出した提案には、より良く改善する観点から発言するように心掛ける。
６）他人の発言をさえぎるような発言は控える。（他人の意見にしっかりと耳を傾 ける）
ワークショップ型
数人のグループに分かれ、参加者全員が意見をいう。
自治会役員の成り手不足など、地区が抱える課題を共有し、解決策を見い出す。課題を自分のこととしてとらえ町づくりに参加する喜びを感じることができる手法。従来型の大勢の会議では、一部の参加者から強い意見が出されると他の人は意見が出しにくく、不満に思いながらも会議が終わってしまうことがよくある。それを繰り返すうちに、会議に参加することもおっくになってくる。
進行しながら参加者全員の意見を聞き出し、まとめることができるリーダーが必要ですね。中立的で自分の意見を押し通さないという条件で。
時間の合間を見つけ、メールや LINE ラインで連絡を効率的にとれば、集まるときの話し合いがスムーズに進むことがわかります。写真で現状報告したり、進捗状況もわかります。
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